INTERVIEW06／事務
正しい情報をキャッチし、
漏れ・間違いのない
事務処理でサポートを。
- 牧尾 正史2014年新卒入社
経済学科卒 - 公共性が高く、インフラを守る事業に興味を抱いたのがきっかけで西原衛生工業所を知る。商業施設など誰もが知る建物の施工実績が多く、社会の発展に寄与しているところに魅力を感じたのが入社の決め手に。入社後は現在に至るまで工事部門を縁の下から支える事務業務に携わっている。
仕事内容
工事で発生する事務処理を、
バックヤードから支援する
給排水衛生設備工事は受注から支払いに至る過程で、工事に関わる必要書類の作成や請求・入金業務など、数多くの処理が発生します。これらの事務処理を円滑に進める上で、重要な役割を担うのが私たち「工事事務」です。私は入社3年目まで工事の契約書や請求書などの発行業務などに携わり、4年目からは施工管理担当者から提出される各種書類のチェック、工事予算（原価）にかかる進捗状況の管理、支払い処理なども任されるようになりました。
私の部署はいくつかのチームに分かれて業務を行っており、私は大規模プロジェクトが含まれるチームのリーダーとして、予算管理・支払い処理などの工事事務業務に加えて、勤怠管理などの工事に携わる従業員の労務管理も任されています。
存在意義
少しでも早く問題を見つけ出し、
現場と共有する
施工管理担当者から提出された書類は、「支払額が予算内に収まっているか」「協力業者への支払いが適正に行われているか」など、さまざまな角度から客観的に書類の中身をチェックしています。そこで課題が見つかれば施工管理担当者に連絡し、その工事内容の方針を確認した上で予算の再調整を図るなど、施工管理担当者とともに課題を解決していきます。
お客様や協力業者とのやりとりで忙しい施工管理担当者が、事務処理の全てを把握するのは非常に困難です。だからといってこれらの管理を後回しにすると、会社の信用に関わる問題につながる恐れがあります。だからこそ工事事務業務に携わる我々は、可能な限り施工管理担当者とコミュニケーションをとり、どんなささいな情報でも拾い上げるよう心掛けています。
仕事のポイント
いかに対話し、
正しい情報のキャッチにつなげるか
私が工事事務の業務を行う上で一番重要だと思うのは、施工管理担当者はもちろんのこと、お客様や協力業者からもいかに正しい情報を収集するかです。例えば施工管理担当者から予算調整に関するアドバイスを求められた際、その工事の方針や予算スケジュールなど工事全体を把握していなければ、的確な回答ができないからです。相手から伝えられた情報だけではなく、相手の意図するところを汲み取り、想定される状況まで確認する対話力が必要です。
そのためにも重要な情報はメールや電話で伝えた上で、可能な限り対面で確認するようにしています。仮に対面が難しい場合は、オンライン機能を活用し情報の共有を図っています。
やりがい
工事事務は、
縁の下の力持ちともいえるポジション
私が仕事で達成感を味わうことができるのは、大規模なプロジェクトを着工段階から担当し、うまく施工管理担当者と連携ができ、無事竣工を迎えられた時です。また自分のアドバイスで工事の進捗が好転した際には、施工管理担当者から「ありがとう」と感謝されることも。工事事務の重要性を感じることができ、この仕事をしていてうれしくなる瞬間です。
工事事務の日々の業務は地道ですが、工事の円滑な進行や利益確保、施工管理担当者の負担軽減、会社のリスクヘッジなど、とても重要な役割を担っている自負があります。これからも施工管理担当者との連携を密に図り、予算管理のみならず、多角的な視点から施工管理担当者のサポートができるように努めたいと思います。
- 学生の皆さんへのメッセージ
- 当社は、さまざまな部門の人たちが一枚岩になって、良質な施工を行うための業務に取り組んでいます。例えば事務系の従業員も、入社後実際に工事現場に出向き、施工管理担当者の業務を理解し、それで得た知識をバックヤード業務に生かしています。このように当社は、社員が一丸となって目標達成に向けて頑張る会社です。